為什麼開會是浪費時間

為什麼開會是浪費時間

“開會是浪費時間",這句話我想在我身邊問十個人,十個人都同意。只有我沉默了。我沉默是因為我無法反駁,因為我知道這是事實。確實我所參與過的開會(只要不是我主導的)都是浪費時間。

如果做一個問卷,歸納大概不出幾種問題:

  1. 單方面的開會。獨裁的民主,如一定要有意見。或像是單方面的傳教。
  2. 單方面的屠殺。與會人士在資訊不足的情形下被指派有問題的任務。
  3. 討論發散,沒有結論。或討論與結論沒有相關。
  4. 有結論,但是會後立即各奔東西。
  5. 討論只在於少數人身上,對其他人來說是浪費時間。如批鬥大會。扯得一堆人陪葬。
  6. 因為疲憊,所以不得不妥協。或是妥協,但是內心不同意。種下未來的惡果。

這也難怪老師都有講,如果要把工程師拉進會議室,最好桌上多準備點樂高。這也難怪我所碰到的人都說他們厭惡開會,開會唯一有用的就是浪費時間。更有人說開會的人都不尊重與會者在底下玩手機,平板,電腦。我參與的組織越多,我越發同意這種現象。

但今天我不是來抱怨。因為這些抱怨不需要我特地幫他們整理出來,網路上都有。

我是來沉默的。我是來用沉默來證明這世界上有另一種開會是完全打破所歸納的守則,這如此的反差使我沉默,因為我不知道這是否還叫做開會,我是不是應該另外取個名字來描述它。

最早啟蒙我進入組織學的是國中時我敬愛的公民塗老師,我還記得她問我,"若一千一萬人能否在一起開會?"我年輕的那時就如同現在般沉默。但我的腦袋卻從那時開始就不停地轉在這個題目上。為什麼不行?這個問題的答案根本就顯而易見,因為從事實與結果觀察就是不行。

我學習,觀察,與思考。腦袋不斷的吸收與整合要解答這個問題所需要的任何知識。我說過我從沒看過我同輩的人像我這麼專注的思考這個問題。

為什麼開會沒有效率,是因為參與的人其實並沒有認真去了解它到底是什麼。也就是從小到大我們所受到的教育,都刻意忽略教育我們它的本質。我們學了一堆公民,政府組織,選舉制度;每週在學校都開班會周會。但從沒有人停下來思考它是什麼,彷彿它就像一加一等於二,打火機按了就出火,理所當然。從沒有人告訴我們這堆東西內部還有一個核,那個核造就了這一切浪費大家時間的事物,而且還不得不拉著全部的人不停的玩這個被公認為浪費大家時間的遊戲。大家不開心還是一直陪著玩下去。

有一票人終於覺悟了,他們跳出來倡導不開會。不開不必要的會。我覺得他們的行動其實對他們自己很有幫助。確實地,減少開會的時間,就同時救回了那些因為開會而損失的時間,生產力因而提升。但是他們沒有解決問題,只是逃避,只是最少化開會而已。那個我所謂的核還是沒有被正面面對。

有人就有恩怨,有恩怨就有江湖。

開會就是純粹的政治,即便是兩個人的溝通都可以叫做開會,都是政治。因此是逃不掉的,這就是無法退出的江湖。

要改善開會的效率,也就是玩這場遊戲有三件事必須認清

第一件事就是要面對它,就是要承認自己是在玩政治這場遊戲。政治就是骯髒的。手不想弄髒不可能的。

第二件事就是要主導。

第三件事就是要有會玩這場遊戲的成員。

我先從主導開始說起,沒有主導的會議最終會淪為你一言,我一句。會議與腦力激盪不同,會議背負者兩種工作,第一種叫做政令宣達,這部份雖然令人不快,但是其實並不特別消耗時間。第二種叫做解決問題。而能真正解決問題的叫做關鍵人士。這關鍵人士其實在開會的組成之時就已經決定了。也就是說開會理當是像解方程式一樣,把數值帶入,就得到答案。唯一會造成卡彈的原因就是:有外力汙染了材料,也就是與問題沒有直接利害關係的閒雜人等在解決問題時參了一腳,導致會議無法收攏,無法針對問題進行解答,也就是當我一項實驗要考慮太多變因,這個實驗就註定會失敗。很多人在科學上懂這個道理,但是在組織運作上卻一再再犯錯,而不自知。大部分開會的時間就是浪費數個小時在此,得到的結論就是再討論。會議紀錄也沒結論就只是各方言論的濃縮,毫無用處。

所以在此主導的人扮演的角色非常之重要,通常是在現場最有權威的人,而不能是一個協助會議進行的小相。權威人士要執行的工作有兩個:讓閒雜人等閉嘴;以及逼著關鍵人士快速現形,並把他們的參數都填入方程式中,如果參數有缺,也立即可以知道,這種情形下就要立即結束無法結束的討論。

會議與腦力激盪不同,不是讓人暢所欲言的殿堂,這點可能是令大家最難過的一關。而為了開會的效率,那些言論自由必須被犧牲。

卡莉曾說到他在HP開會時也是亂糟糟無章法,開會沒有結論,開完會就各奔東西,下次開會又重新來過。所以她研發出一種儀式(或遊戲),叫做翻頁。這邊我並不是要介紹翻頁是什麼,而是我要說,要把會開好,必須那些成員知道這場遊戲該如何玩。也就是成員都能認清開會的本質,與為了能夠加速開會的腳步,不要浪費大家的時間而必須進行的步驟。如果成員沒有這種共識,那就無法提高到最佳效率。

我之所以說開會其實是政治,是因為在開會之前,政治的工作已經展開,參與的成員在開會之前就必須知道會議要進行的要點,主持人也應該有這個責任在開會之前讓玩家知道要面對的內容。(但是光先提供會議資料這點就沒有人可以作得到)這場政治遊戲絕不是在會議才開始,舉個例子,Mick West也在元件式的重構一文想重新打造他們的系統時提到

“第一個作者碰到的問題就是如何說服這個系統給其他的程式設計人員。假如用不是很熟這個物件組合與集成的問題的態度去說服其他人,通常會終結於沒有意義;不需要這麼複雜;不想增加其他工作等回應。程式設計師已經很習慣於傳統的繼承寫作方式。甚至很用的很好。推銷這個想法給管理階層也是一個困難。這需要能夠用簡單的文字去表達這樣的新方法是如何能夠加速遊戲的完成"

最後作者是怎麼成功的,就是政治

“作者推銷的作法是採用低調的作法。先分別對一些程式設計師閒聊這個想法,說服他們這是個好方法。實做這個架構的基礎工作,且修改一個遊戲物件為元件式作例子。然後展示給剩餘的程式設計師,有些人會有疑惑跟抗拒,但既然已經有實做的結果了,就沒有太大的爭論。"

在這邊開會只是政治的結果,而且這個結果是給有努力準備的人。

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