面試官入門注意事項整理

面試官入門注意事項整理

 

PTT電子佈告欄Salary板有人問了"如何面試別人"這個問題。
讓我回想起我去年曾經為我們部門面試過3DS Max plugin工讀生。
過程中也是趕鴨子上架,
但是事先有參考過Joel on software(約耳談軟體)的經驗談,
最後的結果我自認為還算滿意。

 

聲明:以下內容專門是給從來沒有面試別人經驗的朋友的guideline.

 

聲明:以下內容以Joel on software(約耳談軟體)文章為主幹.
並依照個人經驗及台灣的習慣修正.
The Joel on Software Translation Project:軟體人員面試教戰守則
http://local.joelonsoftware.com/wiki/The_Joel_on_Software_Translation_Project:%E8%BB%9F%E9%AB%94%E4%BA%BA%E5%93%A1%E9%9D%A2%E8%A9%A6%E6%95%99%E6%88%B0%E5%AE%88%E5%89%87

 

零.了解目的

 

面試官第一件要注意的事項,就是要了解這次面試的目的。
我所知道的目的至少有兩種
有任務型的徵人,救火隊型的徵人,就是一定要找到人來執行任務。
另一種是職位型的徵人,人力上有缺少,需要找個適合的人。
差別在於,前者是寧爛勿缺,不完美沒關係,但是一定要有;
後者是寧缺勿濫,以完美為優先。
這兩個的不同的地方要分的清楚。

 

一.行程

 

再來是確定行程,以時間為順序列如以下:

1發布徵才訊息
2收件整理並回覆必要訊息
3安排及通知面試時間(含其他面試官)
4面試
5任用審查
6通知結果
7新人報到

1通常是將徵才條件交給人資會幫單位來發佈,但有時候也可以由徵才單位主動出擊。
2如1人資可以將資料彙整作第一步的過濾,如果應徵者有什麼問題再這一步面試之前可以回應。
3依照應徵者的特殊條件,及面試預估的時間來安排,這部份也可以由人資代勞。
如果徵人單位很大牌的話,就是一個時間,誰先到誰先面試,
相反如果是不要耽誤應徵者的時間,
就會排個次序半小時或一小時間隔請應徵者分批前來。
如果面試是多面試官對一應徵者的方式,也比需將此行程通知所有的面試官。

4面試時分為
a迎接:見到應徵者之後簡單的寒暄,請他繳交或填寫必要的資料(看公司規定)。
b就座:請應徵者到面談地點,必要時附上茶水。
c面談:看面試內容長短不等。
d送客:簡短的感謝詞,握手,送應徵者出門或到電梯,公司有規定的話附上車馬費,有必要時交換名片。
e整理資料:請面試官馬上就應徵者整理出簡易結論或分數,整理收集。

5所有的應徵者都整理完後,面試官依照數據做最後討論,決定任用
6通知應徵者任用與否
7準備新人報到事宜

 

二.面試事前準備

 

面試官確定面試的目的後,來決定要問哪些制式的問題。評分表中要有哪幾項評分的量度。
面試官在面試之前(至少在面試開始五分鐘前)看過應徵者的資料,
將審查結果(如評分表)的文件格式準備好,
除了一般問題外,依照應徵者的資料註記寫下重要的問題及其他問題。

 

三.面試注意事項

 

根據不同的公司及職位,面試會有各種不同的形式,或測驗。
但是只有一個重點:找出適合的人才。"怎樣是適合?"是面試之前就該決定的。
不同的公司可能著重在不同的地方,
譬如說有些公司偏好人格特質,
某些職位偏好表達能力,某些主管偏好技術強度。

約耳在他的文章中認為-聰明且能完成任務-是共通的目的。

約耳也提到一個面談的流程,其中大致可以包含:
1請應徵者自我介紹
2應徵者的經歷,做過的案子,面試官說明公司說明以及應徵的職務主要的工作內容
3技術的討論
4有沒有其他問題?
5面試官試情況補充其他問題或說明。

以我的經驗,其中12項會比較制式
3主要是為了要測試應徵者是否真的符合他履歷上的內容(測試對方是不是真的會什麼)
4是給應徵者一些緩和的空間,但是並非真的以這部份來做評分;
5是一定要有一些口袋問題,來避免太快結束。

再來是要問什麼問題,這可能是新手面試官最不清楚的地方。
除了制式的問題之外,列問題通常會從使用者的履歷開始,
對方寫他會C++語言,你就出程式的問題問他,
對方說精通英語,就請他口述或閱讀,
對方有設計經驗,就請他展示他的作品,以此類推。

約耳也有提到,有些問題是用來做開場或是緩和氣氛的,譬如說對方怎麼來公司的,早餐吃了沒等等。

有些問題則是沒有必要問的,像是提到種族相關,宗教相關,之前工作細節
私生活相關的問題都是沒有必要或是不適合的問題。
可以提到但是不適合當作一個問題。

註:在美國有關種族,宗教,性別,出生國,年齡,服役記錄,是否老兵,性傾向,生理障礙的問題都是不合法的。

問題通常是以申論的方式來進行,避免是非對錯這種簡單的回答。

腦筋急轉彎或是機智問答也是沒有必要,
因為這些問題大多是看過題型的人答的比較好。
沒答出來只能證明通常只是你給他時間不夠多,或是在面試的環境過於緊張而已。
這種問題沒辦法測試出應徵者能不能做好一般的工作,以及適不適合當同事。

問題也不用很規矩不用有答案,視應徵者的反應來修改,因為主要的目的是要了解應徵者的表達能力。

很多約耳提到的重點,在台灣並沒有人這樣進行,所以我並沒有列出來,
即便我認為那些測試應徵者特質的問題如勇氣,熱情是很重要的。

 

四.審查及結果彙整

 

這部份是約耳特別討論的地方,
簡單來講,面試官的結論就是YES與NO,
沒有所謂"錄取,但不要在我的部門。"
不予置評,不清楚這種意見就是NO。
如果面試官無法找出該職位需要的人格特質或是技術能力,答案就是NO。
如果有其中一個面試官認為不錄取,那彙整結果就是不錄取。
(因此應徵的類型如果是寧濫勿缺,那評分表最好是分數制,
 相反寧缺勿濫得評分表就是要或不要)

就我的經驗,

我會以
1是否符合職位需求
2有無在技術或經歷上誇大
3表達與溝通能力
4對解決問題的熱情
這幾個方向去設定問題,及評量應徵者的標準。

 

五.通知

 

最後是結果通知。
就我個人的經驗,不論錄取與否,我都會在
面試結束時,告知結果大約會在什麼時候之前以電子郵件通知。
審查結束之後先對錄取者以電話確定對方是否可以就職,確定後寄發錄取通知或Offer。
對不錄取的應徵者發出感謝函(雖然是表面功夫),其內容大致為

---------------------------------
X先生您好

感謝您撥冗前來面試YYY職位,此次前來應徵的面試者都非常優秀,
礙於部門預算有限,必須在其中選擇。

對於此職位不能與您合作,十分惋惜。
X先生的資料我們會留在資料庫中,
希望未來本ZZZ部門有其他地方能借重X先生的長才。

如有任何疑問請與KKK連絡。。。。
---------------------------------

其中注意每封感謝函都要獨立發出,最好不要用群組寄信,
X先生要依照對象改為O小姐。我認為是這是對應徵者的尊重。

其中內容並無說死,如果第一應徵者不能如願到職,
往後詢問其他應徵者也不傷雙方的顏面。

 

 

 

 

 

 

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One thought on “面試官入門注意事項整理

  1. 我喜歡你最後面的那一段…關於回函的部份…如果是我收到 雖然難過但不會太遺憾…會是很棒的方式

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